‍

Het belang van optimaliseren van bedrijfsprocessen

‍

Wie zijn bedrijfsprocessen goed in kaart heeft gebracht, zal merken dat de organisatie efficiënter draait en gericht kan groeien. Processen worden makkelijker, de handelingen duidelijker, de aanpak uniform. Je ziet snel waar het knelt en kunt problemen gericht aanpakken. Dit leidt tot:
‍

• Kortere doorlooptijden.
• Hogere productiviteit.
• Eenduidige en schaalbare werkwijzen.
• Producten en diensten met een hogere kwaliteit.
• Producten en diensten goedkoper produceren.
• Materialen efficiënter gebruiken.
• Meer tevreden klanten.
• En uiteindelijk: meer rendement uit je bedrijf.

‍

Wat kunnen wij voor jou betekenen?

‍

Wij optimaliseren je bedrijfsprocessen helder en brengen werkprocessen op een simpele manier in kaart. Geen dikke rapporten, maar advies in simpele stappen. Wil jij dat we het hele proces uit handen nemen? Doen we. Ook stellen we werkinstructies op. Zo transformeren we je bedrijf naar een organisatie die betere successen weet te realiseren. Dat doen we trouwens voor alle sectoren. Van productiebedrijven tot scholen en van (semi)overheden tot zorginstellingen. We hebben een brede ervaring.

‍

Van blauwdruk tot resultaat: een gerichte aanpak voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen

‍

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen geen luxe, maar een noodzaak. Toch zien we vaak dat bedrijven blijven sleutelen aan bestaande processen zonder eerst het grotere plaatje te herzien. Een effectieve procesoptimalisatie van begint niet met kleine aanpassingen, maar met het ontwerpen van een blauwdruk: een strategisch doordacht procesontwerp dat volledig is afgestemd op de doelstellingen van de klant en de unieke dynamiek van de organisatie.

‍

‍

Stap 1: Ontwerp de blauwdruk (het toekomstgerichte procesmodel)

‍

De blauwdruk is het fundament. Hierin leg je vast hoe processen zouden moeten verlopen in een ideale situatie — los van hoe het nu gaat. Je vertaalt de organisatiedoelen en klantbehoeften naar een nieuw procesmodel dat slimmer, sneller en schaalbaarder is.

‍

In deze fase:

• Breng je samen met een projectteam de strategische doelen en operationele knelpunten in kaart.
• Visualiseer je het SOLL-proces: een toekomstbestendig ontwerp zonder ballast of inefficiëntie.
• Integreer je waar mogelijk digitalisering en automatisering, met aandacht voor klantwaarde en medewerkerstevredenheid.

‍

Tip: Houd bij het ontwerpen van de blauwdruk rekening met het kernprincipe: “Focus op de processen die het meeste bijdragen aan de klant en de bottom line.”

‍

Stap 2: Leg de huidige situatie vast (IST)

‍

Voordat je de verandering doorvoert, moet je precies begrijpen hoe processen nu verlopen. Dit voorkomt aannames en maakt duidelijk waar de grootste verbeterkansen liggen.

‍

Wat je doet:

• Interview medewerkers in het primaire proces.
• Breng de daadwerkelijke procesflow in kaart, inclusief varianten en uitzonderingen.
• Identificeer verspilling, risico’s en blinde vlekken.

‍

Tip: Gebruik value stream mapping om feiten en praktijk met elkaar te verbinden.

‍

Stap 3: Analyseer en evalueer

‍

Met de IST- en SOLL-situatie naast elkaar ontstaat een duidelijk beeld van de delta: wat moet er veranderen, en wat levert dat op? Nu kun je gericht keuzes maken.

‍

In deze fase:

• Leg de overlap en verschillen bloot tussen het huidige en gewenste proces.
• Breng in kaart welke systemen, rollen en werkwijzen aangepast moeten worden.
• Bepaal de impact op mensen, middelen en technologie.

‍

Tip: Prioriteer verbetervoorstellen op impact versus haalbaarheid

‍

Stap 4: Ontwikkel en selecteer de optimale procesinrichting

‍

Je werkt de blauwdruk verder uit in concrete procesvarianten. Deze bespreek je met stakeholders om draagvlak en scherpte te creëren.

‍

Wat je doet:

• Ontwikkel meerdere scenario’s met variaties in bijvoorbeeld automatiseringsgraad, rolverdeling of kanaalinzet.
• Bepaal samen met de klant welke variant het best past bij de strategie én de operationele realiteit.
• Koppel KPI’s aan het gekozen procesontwerp.

‍

Tip: Gebruik het principe van ‘execution as strategy’ – de keuze voor een procesvariant moet in lijn zijn met waar de organisatie écht op wil winnen.

‍

Stap 5: Vertaal naar werkbare tools en workflows

‍

Een blauwdruk wordt pas krachtig als hij tot leven komt in de praktijk. Digitaliseer het procesontwerp waar mogelijk via procesmanagementsoftware, zodat iedereen exact weet wat, wanneer en door wie wordt gedaan.

‍

In deze fase:

• Zet de processen om in visuele workflows.
• Koppel documenten, verantwoordelijkheden en rollen.
• Bouw dashboards voor realtime monitoring en sturing.

‍

Tip: Kies tooling die past bij de volwassenheid van de organisatie – te complex is funest, te simpel is zonde.

‍

Stap 6: Implementeer projectmatig

‍

De invoering van het nieuwe proces is een verandertraject. Behandel het ook zo. Werk gefaseerd, zorg voor goede communicatie, en betrek de mensen die het aangaat.

‍

Je zorgt voor:

• Een duidelijk implementatieplan met mijlpalen.
• Trainingen en ondersteuning voor gebruikers.
• Actieve betrokkenheid van proces-eigenaren.

‍

Tip: Laat de implementatie leiden door een kernteam met mandaat en energie. “Talent bepaalt het tempo.”

‍

Stap 7: Borg het proces en stuur op resultaat (PDCA)

‍

Na de implementatie is het werk niet klaar. Nu begint het continu verbeteren. Door het proces te borgen in de overlegstructuur en te sturen op KPI’s, blijft het resultaat zichtbaar én houdbaar.

‍

Wat je doet:

• Veranker het proces en de KPI’s in de reguliere stuurcyclus.
• Voer maandelijks de PDCA-cyclus uit: Plan – Do – Check – Act.
• Pas aan waar nodig op basis van data en feedback.

‍

Tip: Zet dashboards niet alleen in als stuurmiddel, maar ook als communicatiemiddel richting teams. Laat zien wat goed gaat én wat beter kan.

‍

Klaar om je bedrijfsprocessen nu écht te optimaliseren?

‍

Optimaliseren is een strategisch traject. Bedrijfsprocessen optimaliseren vraagt om meer dan wat tweaks aan de zijkant. Het vraagt om visie, betrokkenheid en discipline. Door te starten met een doordachte blauwdruk, deze gefaseerd door te voeren en continu te blijven sturen, help je niet alleen efficiënter te werken, maar structureel sterker te presteren.

‍

Wil je samen de blauwdruk van jouw organisatie scherpstellen? Of sparren over hoe je procesoptimalisatie écht laat landen? Neem contact op en wij helpen je graag.

‍

Veelgestelde vragen over procesoptimalisatie

‍

Wat houdt procesoptimalisatie precies in?

‍

Procesoptimalisatie betekent het slimmer en efficiënter inrichten van je werkprocessen. Het doel is om minder fouten te maken, tijd te besparen en klanten sneller en beter te bedienen. Het gaat om het verbeteren van alles wat je dagelijks doet – van offerte tot factuur, van planning tot uitvoering.

‍

Waarom is procesoptimalisatie belangrijk voor mijn bedrijf?

‍

In veel MKB-bedrijven lopen processen door elkaar en zit veel kennis in hoofden in plaats van systemen. Dat werkt prima, tot je groeit. Dan wordt het rommelig, gaan mensen langs elkaar heen werken en ontstaat er frustratie. Een goede procesaanpak voorkomt dat en zorgt voor rust en structuur.

‍

Hoe pakt SmitDeVries procesoptimalisatie aan?

‍

We beginnen altijd met een procesanalyse: wat zijn de belangrijkste knelpunten, waar zit verspilling en waar loop je telkens tegenaan? Dat doen we samen met jou en je team, zodat je draagvlak én inzichten creëert. Daarna kijken we hoe het beter kan – praktisch, snel en haalbaar.

‍

Wat levert procesoptimalisatie op?

‍

Na optimalisatie kun je rekenen op:

‍

• Kortere doorlooptijden
• Hogere productiviteit
• Eenduidige en schaalbare werkwijzen
• Producten en diensten met een hogere kwaliteit
• Efficiënter gebruik van materialen
• Meer tevreden klanten
• Uiteindelijk: meer rendement uit je bedrijf

‍

Is procesoptimalisatie geschikt voor elk type bedrijf?

‍

Ja. Of je nu een productiebedrijf bent, een installatiebedrijf of een dienstverlener, duidelijke processen maken altijd het verschil. We passen onze aanpak aan op jouw specifieke situatie en branche.

‍

Moet ik al mijn processen digitaliseren?

‍

Dat hoeft niet meteen. We kijken eerst naar de processen zelf – en daarna pas of digitalisering waarde toevoegt. Het doel is om processen efficiënter te maken, met of zonder technologie.

‍

Wat als mijn team weerstand voelt tegen verandering?

‍

We betrekken je team vanaf het begin. Zo ontstaat draagvlak en zien mensen zelf wat er beter kan. Dat maakt het leuker én effectiever.

‍

Hoe start ik met procesoptimalisatie?

‍

Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek via onze website. We bespreken je uitdagingen en doelen, en kijken hoe we jouw processen kunnen optimaliseren.

‍