Veelvoorkomende fouten bij procesoptimalisatie

‍

Procesoptimalisatie

‍

De eerste valkuil gaat over het waarom en hoe. Wat wil of moet je verbeteren? Wat moet dan wanneer gerealiseerd zijn? Zeker in grotere organisaties kan dit vaag zijn. Het gaat dan minder om een concreet resultaat. Maar om het verbeteren ‘an sich’. Het wordt een dagtaak van één of meerdere collega’s. En die gaan de tijd die ze hebben logischerwijs vullen. Is de opdracht niet concreet? Dan kan het mis gaan. Grote vage projecten, met te veel betrokkenen zonder beslissingsbevoegdheden. En wat te denken van mooi klinkende methodes waar de focus op wordt gelegd, maar die vervolgens eigenlijk net niet goed worden uitgevoerd? Zo verlies je de grip en is het resultaat te mager. Zonde. Wees duidelijk in wat verbeterd moet worden. Maar ook wanneer je tevreden bent. Daar gaat het immers om. Procesoptimalisatie geeft daar vorm aan. Het maakt op tijd impact. En dat is wat je wilt.

‍

Verbeteringen doorvoeren

‍

Is er dan nog meer wat fout kan gaan? Jazeker. Naast vaag zijn over wat verbeterd moet worden, kan het ook om heel veel zaken gaan die verbetering nodig hebben. Maar waar begin je dan? Het slechtste wat je kunt doen is te veel tegelijk doen. Resultaat komt dan te laat. Of zelfs helemaal niet meer. Breng liever focus aan. Kijk naar je strategie en kies vervolgens de verbeteringen die de meeste impact hebben. Start die op en rond af binnen vier tot zes weken.

‍

Kaizen & Agile/Scrum

‍

Als directeur of manager is het belangrijk dat je niet alles zelf oplost. Dan wordt het alleen jouw idee. Zijn andere mensen in de organisatie het niet eens met je oplossing? Dan gebeurt er waarschijnlijk niks. Kies dus liever voor een gestructureerde aanpak. Je kunt dan denken aan Kaizen of Agile/Scrum. Deze methodes zijn niet voor niets bedacht. Ze zorgen stuk voor stuk voor succes. De ‘gezond-boeren-verstand-methode’ kan niet eens in hun schaduw staan. Kies dus een methode die past bij je bedrijf. Weinig ervaring met continu verbeteren? Dan past Kaizen snel. Heb je te maken met snel veranderende omstandigheden? Dan komt de Agile-aanpak meer in beeld. Laat je adviseren en omarm de methode die het beste past. Geef ‘continu verbeteren’ vervolgens een aantrekkelijke naam en logo. Zo krijgt het een échte plek in je bedrijf. Doe het dus niet ‘een keertje’. Of ‘even erbij’. Ga gefundeerd aan de slag. Het is niet moeilijk. En bovendien écht heel erg de moeite waard.

‍

Resultaten bekijken, evalueren en borgen

‍

Je vraagt het je misschien af. “Ik volg bovenstaande tips op. Gaat het dan allemaal goed?” Nou, bijna. Er is nog een valkuil. Namelijk: niet je resultaten bekijken, evalueren en borgen. De truc is juist om resultaten te kunnen vieren. Dan moet je wel evalueren. Wat gaat er nu beter? Wat zou het eventueel nóg wat beter maken? Hoe pakken we dat aan? En wie doet wat? Check dit vervolgens ook. En leg de nieuwe werkwijze goed vast. Hierna stuur je op de nieuwe werkwijze. Tip: zorg dat mensen de nieuwe aanpak omarmen. En help waar nodig. Zo borg je dat de nieuwe werkwijze een structureel succes wordt.

‍

Meer weten?

‍

Geïnspireerd? Of juist meer vragen gekregen? Dat kan natuurlijk allebei. Daarom vinden we het heel normaal om even vrijblijvend met je te sparren. Zo kunnen we jouw situatie samen bekijken en zijn er misschien nog enkele “geheimen van de smit” die je kunnen helpen. Neem contact met ons op. We helpen je graag verder!