Procesoptimalisatie – zo maak je jouw organisatie klaar voor de toekomst

‍

Procesoptimalisatie – zo maak je jouw organisatie klaar voor de toekomst

‍

Ja, ik weet het: processen klinken niet sexy. Niemand wordt wakker met de gedachte: “vandaag ga ik eens héérlijk processen optimaliseren.” Maar toch zijn processen de bloedbanen van je organisatie. En zitten die verstopt? Dan krijg je vroeg of laat last van bedrijfskundige hartritmestoornissen.

‍

Het goede nieuws? Je hoeft geen saaie consultant met een stropdas op standje strak te zijn om je processen slimmer te maken. Met een beetje logica, een scheutje lef en een gezonde dosis zelfspot kun je behoorlijk wat meters maken.

‍

Laten we het dus niet zwaarder maken dan het is. We gaan van IST naar SOLL. En we maken een tussenstop bij ‘minder verspilling, meer waarde’.

‍

Eerst even kijken waar je eigenlijk staat (IST)

‍

Voordat je alles overhoop trekt en het kantoor omdoopt tot ‘Lean Headquarters’, is het goed om eerst even stil te staan bij hoe het nu écht gaat. We dénken namelijk vaak dat we weten hoe processen lopen. "Oh ja, dat doen we altijd zo!" Maar als je het uittekent, blijkt ineens dat offerte X via zeven inboxen, drie post-its en een koffiepraatje tot stand komt.

Daarom begin je met het in kaart brengen van je huidige proces: de IST-situatie. Gewoon, zoals het nu loopt. Niet hoe het zou moeten lopen. En ja, daar mag je best van schrikken. Dat hoort erbij.

Tip: organiseer een waardestroomsessie (of een brown paper-sessie als je zin hebt in plakbriefjes). Zet alle stappen op een rij. En vraag vooral de mensen die het werk écht doen. Die weten namelijk ook waar de bottlenecks en frustraties zitten.

‍

De toekomstschets (SOLL). zonder sciencefiction

‍

Weet je waar je staat? Dan kun je gaan dromen. Maar doe dat wel met je werkschoenen aan. Want de SOLL-situatie is geen luchtkasteel. Het is je gewenste proces: sneller, slimmer, klantgerichter. Of gewoon allemaal tegelijk.

‍

Denk aan:

• Minder handmatige handelingen.
• Duidelijkere verantwoordelijkheden.
• Goede (onderlinge) overdrachten.
• Kortere doorlooptijden.
• En natuurlijk: minder frustraties op de werkvloer.

‍

Tip: focus niet op perfectie, maar op waarde. Je processen hoeven niet Instagram-waardig te zijn. Ze moeten gewoon doen waarvoor ze bedoeld zijn: klanten helpen én jouw werk makkelijker maken.

‍

Verspillingen spotten – de grote vervuiler in kantoorland

‍

Heb je de IST-situatie goed op papier? Dan vallen de verspillingen vaak vanzelf op. Denk aan:

• Dubbele controles. Omdat niemand elkaar vertrouwt..
• Wachten op handtekeningen die ‘ergens’ blijven liggen.
• Excelsheets die handmatig gevuld worden omdat "we dat altijd zo doen".
• Meetings over meetings over processen die niemand volgt.

‍

Pro Tip: gebruik de LEAN-principes om verspilling te identificeren. Denk aan de 8 vormen van verspilling: overproductie, wachttijd, transport, overbewerking, voorraad, beweging, defecten én onbenut talent.

‍

Filling the gap – waar het echte werk begint

‍

Nu komt het leukste stuk. Dat vind ik tenminste. Uitdagend maar oh zo waardevol. Namelijk: het dichten van het gat tussen IST en SOLL.

‍

Die kloof is je to-do-lijst. Hierin staan al je procesverbeteringen. Sommigen zijn laaghangend fruit. “Waarom doen we dit nog handmatig?” Andere vergen iets meer tact. “Misschien moeten we onze hele klantreis herzien?”

‍

Wat je hier doet:

• Stappen schrappen die niets toevoegen.

• Rollen en verantwoordelijkheden verduidelijken.
• Processen digitaliseren of automatiseren.
• Feedbackloops inbouwen zodat je blijft verbeteren.

‍

Betrek je mensen – geen PowerPoints, maar praktijk

‍

Verbeteringen voer je niet door met een nieuwe dia, maar met mensen. Het is cruciaal om verbeterteams in te richten. Dit zijn multidisciplinaire groepjes die de processen van binnenuit aanpakken.

‍

Waarom werkt dit? Omdat de mensen op de werkvloer precies weten waar het misgaat én waar de quick-wins liggen. Mits je ze de ruimte geeft.

‍

Let op:

• Zorg voor mandaat – laat ze ook écht beslissingen nemen.
• Geef tijd – verbeteringen kosten energie en aandacht.
• Zorg voor opvolging – wat je start, moet je ook afmaken.

‍

Toekomstklaar = wendbaar + slim

‍

Procesoptimalisatie is geen eenmalig project. Het is een mindset. Je maakt je organisatie klaar voor de toekomst door continu te kijken:

‍

“Wat doen we? Waarom doen we het zo? Kan het ook anders?”

‍

Dat is niet vermoeiend. Dat is gezond. Bedrijven die continu leren, verbeteren en aanpassen, overleven. De rest blijft hangen in oude gewoontes, Excelhel en eindeloze vergaderingen met titels als “procesoverleg kwartaal Q2-aangepast-nieuw-definitief-kopie”.

‍

Tot slot: geen gedoe, gewoon doen

‍

Procesoptimalisatie hoeft geen drama te zijn. Het is geen grote bedrijfsrevolutie. Het is gezond boerenverstand met een structuur.

Dus: begin bij je IST. Droom je SOLL. Spot de verspilling. Betrek je mensen. En ga aan de slag. Want uiteindelijk draait het niet om wat er op papier staat. Het gaat erom dat je organisatie doet wat ze belooft. Zónder ruis, met resultaat.

En dat - beste ondernemer - is misschien wel het minst sexy. Maar wél het meest waardevolle stukje innovatie dat je morgen al kunt starten.

‍

Meer weten?

Wat is jouw ervaring met procesoptimalisatie? Of wil er graag nog meer over weten en ben je geïnteresseerd hoe wij je daarbij kunnen helpen? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.

‍