De verborgen kosten van inefficieënte bedrijfsprocessen
Je bedrijf draait. De orders komen binnen en je medewerkers werken hard. Toch blijft het rendement achter. Hoe kan dat? Inefficiënte bedrijfsprocessen kosten vaak meer dan je denkt. En het vervelende is: veel van die kosten zie je niet direct terug in je cijfers. Waar lekt jouw organisatie ongemerkt tijd en geld? En belangrijker: wat kun je eraan doen?
De verborgen kosten van inefficiënte bedrijfsprocessen
Je kent vast het begrip ‘faalkosten’. Maar kun je ze ook kwantificeren?
En wat zeg je als inefficiënte bedrijfsprocessen je eigenlijk nog meer kosten dan faalkosten alleen?
Verborgen kosten
Oké, eerst maar even het begrip faalkosten. Je kunt daar natuurlijk verschillend naar kijken. Maar voor nu gaat het om het negatieve verschil dat kan ontstaan wanneer je
- je verwachte kosten vermindert met de werkelijke kosten.
- je verwachte opbrengst vermindert met je daadwerkelijke opbrengst.
Met andere woorden kun je een negatief verschil hebben in de opbrengst én een negatief verschil in de kosten. Beide zijn faalkosten.
Vaak verrekenen bedrijven dit. Hierdoor valt een teveel aan kosten op project A weg door een teveel aan opbrengsten op project B, C en D.
Fijn natuurlijk. Als je maar wel de onderliggende faalkosten in beeld houdt.
En dat brengt ons bij verborgen kosten. Kosten die je niet zozeer kan relateren aan de faalkosten hierboven. Maar die er wel degelijk zijn.
Gewoon omdat dat zaken niet goed geregeld zijn. En menselijk falen daardoor onvoldoende beteugeld wordt.
Waar denk jij aan? In de praktijk zien we bijvoorbeeld het volgende:
- Werkvoorbereiders pakken zelf werk van de werkvoorraad. De volgorde en dus prioriteit is niet vastgesteld. En een persoonlijke voorkeur kan meespelen in de keuze voor het ‘volgende’ werk.
Doen de juiste mensen dan het juiste werk? Is het daarmee maximaal efficiënt? Of effectief gelet op de kennis en kunde van mensen over de langere termijn? Dit kost uiteindelijk meer leergeld dan nodig. - Medewerkers plannen hun eigen werk. Prima natuurlijk. Maar wat als het niet inzichtelijk is? Hoeveel tijd pakt een medewerker voor een taak? En waarom? Als de planning wél inzichtelijk is, dan komt er meer uit handen.
Dit betekent: voor hetzelfde geld meer waarde. Let op dat je dan wel het procesmatige plannen structureel moet inregelen. - Medewerkers die zelf hun werkwijze mogen bepalen. Er zijn afdelingen waar medewerkers met dezelfde functie hun werk anders aanpakken. Klinkt flexibel. Maar welk proces wordt gevolgd en is dat het meest efficiënte?
Ook hier is het duidelijk dat het afwijken van ‘de standaard’ tijd en dus geld kost.
Er zijn nog meer voorbeelden zoals hierboven genoemd. Het feit blijft dat je organisatie ongemerkt veel geld laat liggen.
Of dat er zonder dat je het doorhebt onnodig hoge kosten zijn. Ligt dat altijd aan de medewerkers? Nee. Het gaat natuurlijk ook om leiderschap.
Het kunnen bouwen aan je bedrijf.
Wat te doen?
Het begint met duidelijkheid scheppen.
Wat wil je bereiken?
Wat is je ambitie?
Wat verwacht je daarom van je medewerkers?
Welk gedrag hoort daarbij?
Wat niet (meer)?
Vanuit verwachtingen scherp je het belang aan om effectief en efficiënt te werk te gaan. Leer van elkaar. Doe het zo goed mogelijk en elke dag een stapje beter.
Creëer draagvlak om met ‘procesgedreven werken’ te gaan starten. En breng vervolgens samen je primaire voortbrengingsprocessen in beeld.
Haal bij voorkeur verspillingen er direct uit. En pak grotere verbeteringen samen structureel op. Tot slot meet je het resultaat en vier je natuurlijk de behaalde resultaten.
En de verborgen kosten? Medewerkers zullen de structuur waarderen omdat er minder gedoe is. Minder gedoe is meer tijd voor wat ertoe doet.
En ook voor momenten van ontspanning. Werk je vanuit deze ontspanning? Dan is dat heel prettig.
En is een bedrijf goed georganiseerd? Dan is dat aantrekkelijk voor nieuwe mensen. Goed geregeld is professioneel. En professioneel?
Dat is wanneer de kwaliteit, werkmentaliteit en het innovatievermogen op orde zijn. Je bedrijf is zo een plek die er voor je mensen toe doet. En dat is goed voor ieders motivatie.
Meer weten?
Over de verborgen kosten van inefficiënte bedrijfsprocessen? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.
De verborgen kosten van inefficieënte bedrijfsprocessen
FAQs
Bekijk hier de veelgestelde vragen.
Verborgen kosten zijn kosten die ontstaan door inefficiënte werkwijzen, onduidelijke afspraken of gebrekkige planning. Denk aan dubbel werk, onnodige wachttijden of medewerkers die niet optimaal worden ingezet. Deze kosten zijn vaak niet direct zichtbaar in de financiële cijfers, maar hebben wel invloed op het rendement van je organisatie.
Faalkosten ontstaan wanneer werkelijke kosten of opbrengsten negatief afwijken van wat vooraf werd verwacht. Verborgen kosten gaan een stap verder. Ze ontstaan bijvoorbeeld door inefficiënte processen, onduidelijke verantwoordelijkheden of het ontbreken van een gestructureerde werkwijze. Juist omdat deze kosten minder zichtbaar zijn, blijven ze vaak onopgemerkt.
Inefficiënte bedrijfsprocessen herken je aan terugkerende problemen. Denk aan medewerkers die dezelfde werkzaamheden verschillend uitvoeren, onduidelijke prioriteiten of planningen die niet inzichtelijk zijn. Ook veel overleg, herstelwerk en afhankelijkheid van individuele medewerkers kunnen signalen zijn dat processen beter georganiseerd kunnen worden.
Begin met het in kaart brengen van je belangrijkste bedrijfsprocessen. Onderzoek waar tijd, capaciteit en middelen verloren gaan. Maak vervolgens duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden, prioriteiten en werkwijzen. Betrek je medewerkers bij verbeteringen en meet de resultaten. Zo werk je stap voor stap aan een efficiëntere organisatie.
Procesgedreven werken zorgt voor meer structuur, duidelijkheid en voorspelbaarheid. Medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht en kunnen effectiever samenwerken. Hierdoor nemen verspillingen af, wordt de beschikbare capaciteit beter benut en ontstaat ruimte voor groei. Bovendien draagt een goed georganiseerde werkomgeving bij aan werkplezier en motivatie.
