Zo word je in zes stappen een Operational Excellence-bedrijf

SmitDeVries
Het belang van een strategie-Cyril

Een cruciaal onderdeel van de invoering en verankering van nieuwe Operational Excellence denkconcepten als Lean Management is projectmanagement. SmitDeVries verzorgt dit voor jou, maar doet dit bij voorkeur niet alleen. Verankering betekent voor ons dat jij ook daadwerkelijk zonder onze steun verder kan. Uiteraard als Operational Excellence-bedrijf! Het programmamanagement ligt daarom bij voorkeur in handen van een medewerker van je bedrijf. Gedurende de invoering neemt deze medewerker steeds meer taken en verantwoordelijkheden over van SmitDeVries en rapporteert op wekelijkse basis aan jou als ondernemer/manager. Op deze wijze houden zowel ondernemer, management, medewerkers als ook SmitDeVries hetzelfde beeld van de voortgang en successen.

Stap 1: Kick-off en training

Zomaar beginnen met Lean is niet raadzaam. Het levert vragen op bij medewerkers. Waarom is het nodig? Doen we het dan niet goed? Waarom zou ik dit (nog) doen? Hoe dan ook, het gewenste draagvlak creëer je niet en het is de vraag of er dan genoeg van is om zonder veel problemen succesvol Operational Excellence te worden. Beter is het om het hele bedrijf in te lichten over het hoe en waarom. SmitDeVries doet dit bij voorkeur top-down. Allereerst wordt directie en management volledig op de hoogte gebracht van de te nemen stappen. Samen met het management worden de overige collega’s ingelicht. Het resultaat? Binnen je bedrijf staan mensen positief ten opzichte van het programma. We hebben er samen zin in!

Daar waar de kick-off heeft gezorgd voor het benodigde draagvlak, versterkt de training dit door medewerkers en management te voorzien van de juiste kennis en vaardigheden. Deze zijn immers nodig voor de uitvoering van de vervolgstappen. Daarnaast zorgt het voor de juiste kennis en bewustwording om eventuele beren op de weg te laten verdwijnen. De training is tweeledig. Voor het hele bedrijf/bedrijfsonderdeel wordt een Lean game georganiseerd. Medewerkers ontdekken op een interactieve manier wat de kernwaarden van Lean zijn en hoe deze toegepast ook voor hen voordeel bieden om zo te werken aan Operational Excellence. Het leidinggevend kader krijgt een verdiepingstraining. Deze bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:

  • Kernwaarden en begrippen Lean Management
  • Toegevoegde waarde in de ogen van je klant
  • Lean tools, toegespitst op het bedrijf, inhoud en praktisch kunnen toepassen
  • Lean leiderschap
  • Lean strategie
  • Lean implementeren

Deze training eindigt met het opstellen van het plan van aanpak. Daarmee krijgt jouw bedrijf een aanpak op maat en kun je er zeker van zijn dat alle belangrijke onderdelen ook daadwerkelijk aan bod komen. Het resultaat staat immers vanaf dag 1 voorop!

Stap 2: Bepalen van waarde

Als klant bepaal je elke dag de waarde van diensten en producten die je aanschaft. Bedrijven doen dit niet anders. Dan is het vreemd dat veel bedrijven denken te weten wat klanten willen. Nieuwe producten of diensten maar ook aanpassingen in werkwijzen worden zonder overleg met klanten ingezet. Het gewenste resultaat is in de ogen van je klant niet optimaal. Jammer!

Klantwaarde is de basis voor het Operational Excellence Program. Samen met jou ondervragen we een vooraf geselecteerde groep klanten en prospects naar hun klantwaarde. Dat doen we op basis van onze beproefde onderzoeksmethode voor klantwaarde. De resultaten geven ons inzicht in waar je bedrijf kan of misschien wel moet verbeteren.

Stap 3: Opstellen van de waardestroom

De waardestroom is een procesmatig inzicht van je bedrijf. Waar gaat het goed en wordt waarde toegevoegd? Waar zitten de verspillingen? Waar is het niet duidelijk hoe het werk gedaan zou moeten worden? Welke mensen zijn nu eigenlijk in de praktijk betrokken bij welke processtap? Waar zijn dit te veel mensen? Uiteraard gaat het erom dat je dit in de toekomst zelf kunt doen voor je bedrijf. In het begin zullen wij de begeleiding van de waardestroom echter op ons nemen. Samen met een vooraf geselecteerd gezelschap zetten wij de waardestroom van je bedrijf op. Dat doen we voor de kritische processen. Zo krijgen we inzicht en een gemeenschappelijk beeld van:

  • De verspillingen in processen;
  • Processtappen waar onduidelijkheid over is;
  • Eventuele onduidelijkheid over verantwoordelijkheden;
  • De (on)juiste verdeling van capaciteiten;
  • Kortom, inzicht en overzicht over de verbeterpunten van je bedrijf!

Stap 4: Flow

Wat is dat, flow? In een bedrijf waar het werk in een flow wordt gedaan, loopt het lekker. Er zijn geen hick-ups en het werk is goed op elkaar afgestemd. Verschillende bedrijfsonderdelen werken goed met elkaar samen. Dat kan ook op afdelingsniveau waarbij de eerste collega altijd zorgt dat de collega na hem/haar tijdig verder kan. Daarvoor ontvangt hij/zij ook zelf de benodigde informatie tijdig.

Het meest belangrijke je kenmerk van een bedrijf in flow is dat er veel aandacht is voor de horizontale as van het bedrijf. Daarmee bedoelen we de weg die de klant volgt door je bedrijf. Dat kan het product zijn, maar ook een (ondersteunende) dienst.

De snelste weg is een rechte lijn. Dat geldt ook voor je producten en of diensten. Die zouden zonder moeilijkheden moeten worden voortgebracht. Dat kan door dit voortbrengingsproces centraal te stellen in de aansturing van je bedrijf. Heeft je bedrijf meerdere afdelingen met afdelingsmanagers? Dan zou het zomaar kunnen dat die op een andere manier met elkaar moeten samenwerken om dit proces optimaal te ondersteunen.

Moet dat allemaal? Nee, het hangt van je situatie af. Het Operationale Excellence Program wordt hier op afgestemd. Een vertrouwd onderdeel is echter 5S: orde en netheid. Binnen Lean Management is bijvoorbeeld orde en netheid de basis van een goed draaiende onderneming. Samen met jou en je medewerkers doorlopen we een programma waarbij medewerkers gestimuleerd worden op een leuke manier hun eigen werkplek op te ruimen en opgeruimd te houden. Zo zorgt de werkplek zelf voor een efficiënte werkwijze. Zoeken (gemiddeld 10 tot 20% van de werktijd) is niet langer nodig.

Stap 5: Van Push naar Pull

Een goede vertaling van Lean in het Nederlands is “mager”. Te veel vet maakt ons mensen ongezond. Voor bedrijven geldt dat ook en past dan ook niet binnen Operational Excellence. Grijze voorraden, grote voorraden gereed van je product of halffabricaat, medewerkers die zelfzelf druk houden met werk dat eigenlijk door computers gedaan kan worden: het is allemaal zonde. Ruimte kan vaak beter gebruikt worden voor productie en medewerkers vinden het vaak veel leuker om meer invloed te hebben op het primaire proces. Samen werken we hier aan die vitale en snel wendbare organisatie. Dat doen we altijd samen met jou en met je mensen.

Samen kijken we naar de mogelijkheden om kosten te besparen en de snelheid van je processen te verhogen. Uiteraard is de gemeten klantwaarde bepalend voor welke acties worden uitgevoerd.

Stap 6: Continu verbeteren

Bedrijven die Operational Excellence nastreven en bijvoorbeeld tien verbeterprojecten hebben uitgevoerd kunnen zeggen dat zij “Lean” zijn. Wij zouden zeggen dat ze goed op weg zijn, want Lean organisaties zijn in staat zichzelf continu te verbeteren. Met andere woorden, ben je als bedrijf nooit klaar. Het kan altijd beter!

Verbeteren kun je dan maar het beste op een eenvoudige en gestructureerde manier doen. De gezond boerenverstand-methode werkt vaak, maar heeft ook beperkingen. Binnen Lean wordt daarom veelvuldig gebruikt gemaakt van ‘Kaizen’. Deze methode bestaat uit 8 relatief eenvoudige stappen. Samen met jou leiden we medewerkers op om deze verbeterprojecten te begeleiden. Dat doen we ‘on-the-job’ zodat we gelijk elke vier weken na de waardestroom verbeteringen kunnen doorvoeren. Kaizen zorgt er immers voor dat verbeterprojecten niet langer duren dan vier weken. Zo loop je niet het risico dat projecten sterven in schoonheid.

We kiezen echter de best passende verbetermethode gelet op je bedrijf en je uitdagingen. Zo ondersteunt de methode die we introduceren optimaal de weg naar het gewenste resultaat.

Niet alleen de methode maar ook de structuur zorgt ervoor dat je bedrijf continu kan blijven verbeteren. Deze verbeterstructuur richten we bij je in. Zo ontstaat opdrachtgeverschap, overzicht over (nieuwe) verbeterpunten, draagvlak en structureel op geplande momenten praktische verbeteringen waar jij en medewerkers mee aan de slag kunnen!

Meer weten? We gaan graag vanuit ons Operational Performance Program met je in gesprek om je handige tips op jouw concrete situatie te geven.

Deel dit bericht

Meer artikelen die je misschien interessant vindt...

Bel direct
Stuur e-mail
Maak afspraak
Scroll naar boven