Processen en werkbeschrijvingen
Wil jij kunnen vertrouwen op een professionele interne organisatie?
Zorg dan voor goede werkprocessen en leg werkbeschrijvingen vast. Ze zijn van essentieel belang om een professionaliseringsslag te kunnen maken. Elk bedrijf bestaat namelijk uit processen waarlangs producten en diensten tot stand komen. Heb je deze niet inzichtelijk dan kan je bedrijf niet optimaal groeien. We leggen je uit waarom.
Wil jij het beste uit je processen halen?
Vraag een adviesgesprek aan of download ons gratis whitepaper en beschrijf zelf je processen in 8 stappen.
Waarom moet ik bedrijfsprocessen en werkbeschrijvingen maken?
Wie zijn bedrijfsprocessen goed in kaart heeft gebracht in werkbeschrijvingen zal merken dat de organisatie efficiënter draait en gericht kan groeien. Processen zorgen voor een uniforme werkwijze. Dit levert herkenbaarheid op, verkleint foutkansen, vergroot de productiviteit en dus uiteindelijk de groei van je bedrijf als geheel.
Zonder goede werkbeschrijvingen kunnen echter de volgende dingen gebeuren:
- Er worden onnodige kosten gemaakt en projecten blijven vaak steken of verlopen traag;
- Bedrijfsspecifieke kennis verdwijnt plots als medewerkers de organisatie verlaten. Hierdoor creëer je onnodige afhankelijkheid van specifieke medewerkers;
- Nieuwe medewerkers blijven rondzwemmen in onzekerheden en worden niet goed ingewerkt;
- Bij ziekte of afwezigheid is onderlinge vervanging niet of nauwelijks mogelijk;
- De foutmarge is hoger dan nodig;
- Externe instanties of toezichthouders krijgen onvoldoende inzicht in jouw processen, waardoor bijvoorbeeld bepaalde certificeringen (denk aan ISO) niet doorgaan of vertraging oplopen;
- Het is moeilijk om overzicht te houden op het tijdig en volledig uitvoeren van werkzaamheden;
- Na overnames of fusie sluiten de processen van beide bedrijven niet op elkaar aan, dit veroorzaakt verspilling en frustratie bij medewerkers;
- Het ontbreken van eenduidige processen bemoeilijkt de integratie van overgenomen bedrijven, vaak blijft de verwachte toegevoegde waarde van de overname zelfs achterwege.
Kortom: zonder inzicht in de processen, kun je de processen ook niet verbeteren. En als je de processen niet kan verbeteren, is er ook geen groei mogelijk. Dus maak werk van je werkbeschrijving!
Laat ons je helpen een goede werkbeschrijving op te stellen
Bij SmitDeVries hebben wij ruime ervaring in het opstellen en vastleggen van processen en werkbeschrijvingen. Bij MKB-bedrijven, maar ook bij zorginstellingen en overheidsinstanties. Wij laten werkbeschrijvingen voor je werken en zorgen voor zichtbare verbetering van jouw bedrijfsprocessen. Hoe we dit voor elkaar krijgen?
Zo laat je werkbeschrijvingen voor je werken
Verwacht van ons geen vuistdikke documenten met moeilijke taal. We willen dat werkbeschrijvingen niet alleen voor jou werken, maar ook voor je medewerkers en externe instanties. Kortom: iedereen moet ermee overweg kunnen en de stappen moeten helder zijn.
Wel baseren we onze adviezen op bewezen methodieken. Zo werken wij voor het vastleggen en optimaliseren van jouw processen volgens de methodiek van Business Process Reengineering (BPR). Deze methodiek bestaat uit acht stappen:
Vastleggen van de huidige werkwijze
Wij beginnen altijd met de expertaanpak. Via interviews met medewerkers die werkzaam zijn in de betreffende processen (de subject matter experts, SME’s) leggen we stap voor stap vast welke werkzaamheden tot het proces behoren. Tijdens de interviews halen we naar boven wat er wel en niet werkt, wat er nog mist en waar kansen liggen. Hierdoor maken we de verspillers en verbeterpunten in de processen zichtbaar.
Analyseren van de processen
Daarbij combineren wij de suggesties van medewerkers uit de interviews met onze eigen kennis en ervaring. We komen namelijk bij verschillende organisaties over de vloer en hebben een brede kennis van uiteenlopende processen. We kunnen hierdoor snel een inhoudelijke en waardevolle aanvulling leveren en kansen ontdekken voor jouw processen. Bijvoorbeeld de mogelijkheden tot automatisering of uitbreiding.
Evalueren van de processen
In de analysefase doen wij suggesties om de processen te optimaliseren en waar mogelijk te automatiseren. Deze opties bespreken wij met de opdrachtgever en de overige belanghebbenden (denk aan de afdelingsmanagers). Tijdens deze bespreking lopen wij de processen door en lichten wij toe waar wij knelpunten zien, waar verbetermogelijkheden liggen en welke automatiseringsmogelijkheden wij zien. Deze bespreking leidt tot het maken van gerichte keuzes over de invulling van de processen in de gewenste situatie.
Herontwerpen van de processen
We verwerken de input uit de evaluatie en stellen de processen in de gewenste situatie op. Het kan voorkomen dat er verschillende opties verder worden uitgewerkt. In deze fase sluiten wij aan bij de afgeleide doelen van de organisatie strategie.
Vergelijken van opties en selectie
Er liggen nu concrete voorstellen voor de invulling van de processen. Samen met de opdrachtgever en belanghebbenden beoordelen wij deze definitieve invulling. Door alle belanghebbenden te betrekken, is er direct instemming om de processen in de nieuwe opzet vast te stellen. In deze fase bepalen wij gezamenlijk ook wat de relevante prestatie indicatoren van de verschillende processen zijn. Deze prestatie indicatoren koppelen wij aan de onderliggende overlegstructuur. Deze informatie is in de borgingsfase van belang.
Ontwikkelen van producten
Deze nieuwe processen leggen wij vast in procesmanagement software. Daarmee ontstaan de definitieve processen die binnen de organisatie gebruikt gaan worden.
Implementatie
In overleg met de opdrachtgever bepalen wij de aanpak voor het invoeren van de nieuwe processen. Dit leggen wij vast in een implementatieplan. De aanpak is afhankelijk van de mate van wijzigingen en impact op de organisatie. Het is bij de implementatie van de nieuwe processen raadzaam om dit projectmatig aan te pakken en hier medewerkers uit het primaire proces bij te betrekken.
Borging van de processen
Onder borging verstaan wij het inrichten van de PDCA-cyclus. De KPI’s zijn per proces reeds vastgesteld. In deze fase bepalen we de streefwaarden per KPI waarop gestuurd gaat worden (PLAN). Vervolgens gaat de organisatie aan de slag met de uitvoering van de nieuwe processen (DO). Maandelijks worden er rapportages opgesteld over de realisatie van de verschillende indicatoren (CHECK). Als de streefwaarden afwijken, beoordeelt het management waardoor de afwijking is ontstaan. En of er bijsturingsmaatregelen getroffen moeten worden (ACT). Om te kunnen borgen sluiten wij aan op de functioneringscyclus van het bedrijf. Zo moeten de processen, prestatie indicatoren, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op elkaar zijn afgestemd. Als dit niet aanwezig is, dan richten wij dit in.
Klaar om je bedrijfsprocessen nu écht eens goed in kaart te brengen!
Laat ons je helpen om ze goed in te richten en in een heldere, efficiënte werkbeschrijving vast te leggen. Zo kan jouw organisatie een professionaliseringsslag maken en gericht groeien. Vraag hieronder vrijblijvend een kennismakingsgesprek aan.
Sander Colnot
Proces- en Informatieanalist |
Loes Hassink
Directeur |
Arne Jelmer Nijmeijer
Manager Interne Projecten |
Marco Wijnen
Eigenaar |
Bob Lenferink
Eigenaar |
Cindy Lourens
Teamleider Publiek |
