4 tips voor sterk financieel inzicht

In een vorige blog hadden we het over de strategische crisis en gaven we een aantal tips. Eén van de tips was dat het essentieel is om cijfermatig inzicht te hebben in je bedrijf. Dit om grip op je bedrijf te hebben en je onderbuikgevoel te onderbouwen met cijfers. De financiële gegevens van een onderneming zijn de resultaten van alle inspanningen die zijn geleverd. Als de cijfers teruglopen, moet je andere inspanningen verrichten. Anders krijg je wat je kreeg. De financiële gegevens zijn uiteindelijk de belangrijkste graadmeters voor het voortbestaan van een onderneming. Aan het einde van de dag draait het om betalen van rekeningen, salarissen, belastingen, schulden etc. Maar hoe zorg je voor meer grip op je financiële huishouding? Hieronder vier belangrijke tips.

1. Zorg voor goede en actuele management rapportages

Elk bedrijf heeft een financiële administratie. Deze is natuurlijk digitaal, zodat je nooit meer papieren facturen kwijtraakt, er geen mappen rondslingeren en je overal en altijd financieel inzicht hebt. Dit laatste biedt vrijwel elk boekhoudpakket, maar in de praktijk zien we dat deze rapportages (helaas) te weinig worden gebruikt. Een handige extra tool hierbij is Visionplanner. Dit helpt om overzicht te creëren en hierin kun je ook prognoses opnemen. 

Met een paar drukken op de knop, haal je vaak al goede managementinformatie uit je financiële systeem en Visionplanner. Hierdoor kun je snel maandomzetten, resultaten of brutowinstmarges met elkaar vergelijken. Afwijkingen vallen vrijwel altijd direct op en geven aanleiding tot een gesprek: waardoor ontstaat het? Hadden we dit verwacht? Hoe sturen we hierop bij? Ga zo maar door. Je bent hierdoor in control.

2. Zorg voor een actueel debiteureninzicht en actief beheer

Hoe meer debiteuren je open hebt staan, hoe minder geld je op je rekening hebt om te investeren, crediteuren te betalen of salarissen aan je medewerkers uit te betalen. Het geld zit dus vast. Een actuele debiteurenadministratie en actief beheer helpt je om dit geld niet onnodig ‘vast’ te hebben staan bij je klanten.

In veel online boekhoudprogramma’s kun je digitaal facturen naar je klanten verzenden. Je kunt er ook direct een betaallink bij sturen. Geheid dat je debiteuren sneller betalen. Na het verzenden van de factuur, werkt het boekhoudprogramma direct je debiteurenoverzicht bij. Als een debiteur niet binnen de gestelde termijn betaalt, kun je een workflow instellen waarmee er automatisch herinneringen worden verzonden. Dit helpt je het geld sneller los te krijgen en bespaart ook de lastige telefoontjes naar klanten.

3. Zorg voor inzicht in je voorraad OHW

Net zoals het voor debiteuren geldt, in je voorraad en in je onderhanden werk-positie zit je geld ook ‘vast’. Voorraden die al lang staan te verstoffen, kosten je geld. De waarde van de voorraad neemt namelijk af en de ruimte waar de voorraad staat, is ook niet gratis. Houd dus goed bij wat je hardlopers zijn en waar je minder voorraad van nodig hebt. Stel voor jezelf ook een termijn vast wanneer je voorraad in de uitverkoop doet om het kwijt te raken. Dit levert onder andere op dat je weer over cash beschikt en je hebt weer ruimte voor de courante hardlopende voorraad. Een korting geven is dan verstandiger dan het op de plank laten liggen totdat het helemaal niets meer waard is en je moet betalen voor de afvoer.

Let daarnaast goed op je onderhanden werk. Vaak zijn delen van werk allang klaar en kan dit gefactureerd worden. Projecten lopen in de praktijk vaak anders dan gepland. Zit kort op je projecten, weet wat er speelt en houdt de projecten in de grip om de eindfactuur te kunnen verzenden. Hierdoor blijft je cash binnenkomen in plaats van dat je wacht totdat een project eindelijk is afgerond.

4. Zorg voor inzicht in je schuldeisers en crediteuren.

Voor je gevoel vliegt het geld vaak harder je onderneming uit dan dat het binnenkomt. Om hier meer grip op te krijgen, is het noodzakelijk om inzicht te hebben in je schuldeisers en crediteuren. Als je dit inzicht eenmaal hebt, kan het best confronterend zijn en voor stress zorgen. Maar wil je je bedrijf uit de crisis krijgen, dan is dit een noodzakelijke stap. Dit inzicht levert twee grote voordelen op: je weet concreet hoe groot je uitdaging is en je hebt inzicht wie de grootste crediteuren en schuldeisers zijn. Als je weet wie dit zijn, kun je hiermee in gesprek gaan over de uitdagingen. Zo worden ze onderdeel van de uitdaging en zijn ze misschien bereidt om mee te denken in oplossingen en water bij de wijn te doen. Een bank kan bijvoorbeeld de leningen herstructureren zodat de aflossingsdruk lager wordt en een crediteur kan zijn betaaltermijn tijdelijk verschuiven van 30 naar 60 dagen.

Naast deze tips, zijn er nog meer financiële parameters die belangrijk zijn en waar je op kan sturen. In onze ogen dekken goede ondernemers hun hiaten af. Dus, als je niet sterk bent in het interpreteren van en het sturen op cijfers, zorg dat je dit uitbesteedt. Kijk daarvoor ook eens naar onze shared CFO. Die kijkt niet alleen met je terug door de achteruitkijkspiegel, maar kijkt ook met je naar de toekomst. Door bijvoorbeeld het opstellen van financiële prognoses en inrichten van de management rapportages.