Processen beschrijven schept duidelijkheid
Het beschrijven van processen is een project waar veel bedrijven graag aan beginnen, omdat het duidelijkheid schept. Processen beschrijven zorgt ervoor dat er duidelijkheid ontstaat voor zowel medewerkers als eigenaren en managers. Want het maakt de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen een bedrijf duidelijk.
Maar het beschrijven van processen is aan de andere kant ook een project waar veel organisaties tegenop zien. Dat komt omdat het economisch beter gaat en organisaties genoeg werk hebben. Om dan tussendoor de processen nog even te beschrijven schiet er vaak bij in. Daar komt bij dat het soms lastig is om te bepalen waar je moet beginnen.
Processen beschrijven in relatie tot ISO
Inmiddels hebben wij voor veel organisaties de processen mogen beschrijven en werkinstructies gemaakt. Daarbij liep de vraag uiteen tot enkel het beschrijven van de processen tot het beschrijven van processen die voldoen aan de normen van ISO, waardoor de organisatie klaar was voor de ISO certificering.
Hoe beschrijft SmitDeVries mijn processen?
Het beschrijven van processen pakken wij op met de medewerkers die dagelijks werken in de processen die beschreven moeten worden. Laten we als voorbeeld kijken naar een sales proces. Wij gaan in gesprek met (een aantal) salesmanagers. Stap voor stap vragen wij welke werkzaamheden en activiteiten zij doen. Daarbij hebben wij ook aandacht voor verspillingen in het proces. En verstoringen in het proces, denk daarbij bijvoorbeeld aan slecht werkende CRM software of het ontbreken van offerte sjablonen. Na het gesprek leggen wij het proces vast volgens de Actor Activity Diagramming (AAD) methode.
Het concept proces dat daarmee ontstaat leggen wij voor aan de (in dit voorbeeld) salesmanagers. Zij kunnen nog aanpassingen voorstellen. Daarnaast nemen wij ook de opdrachtgever of manager mee bij het versturen van de conceptversie, zodat hij/zij direct op de hoogte is en eventuele aanvullingen kan doen. Uiteindelijk zijn zij eindverantwoordelijk voor de vaststelling van het proces. En we bespreken de conceptprocessen met de manager of opdrachtgever, omdat wij uit onze ervaring vaak verbetervoorstellen kunnen doen waarmee het proces efficiënter ingericht kan worden.
Als de conceptprocessen zijn goedgekeurd, verwerken wij ze in het definitieve format. Dat format wordt voorzien van jouw eigen huisstijl, zodat de processen herkenbaar zijn binnen jouw organisatie.
De definitieve processen bespreken wij tot slot met de manager of opdrachtgever. Waarbij wij aangeven wat ons tijdens het project is opgevallen. Dat levert jou als opdrachtgever inzichten op van een externe partij die een aantal weken tot maanden intensief in jouw organisatie heeft gewerkt.
Meer informatie
Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op. Dat kan via +31 (0)572 362008 of info@smitdevries.nl. Of lees meer over processen en werkbeschrijvingen.
